Die Sache mit den Berichten


Dieser Artikel betrifft das Umsatz Programm zur Buchhaltung.

Wenn man nur einmal im Jahr mehr oder minder schnell alle aufgelaufen Belege aus dem Schuhkarton holen und unter einem großen Strich zusammen zählen müsste, die wenigsten Selbständigen würden sich über die Buchhaltung beschweren.

Leider könnte es ja nicht weiter davon entfernt sein, zumindest wenn man oder frau monatlich und pünktlich die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben muss.

Jetzt hocken einem zusätzlich auch noch die GoBD im Nacken, so dass man noch zeitnaher und noch fehlerfreier seinen Pflichten nachkommen muss.

Umsatz nimmt einem dabei eine Menge Arbeit ab und gibt einem wertvolle Lebenszeit zurück.

Dazu zählen unter anderem die umfangreichen Berichte und Auswertungen, wie die Summen-und Saldenliste, der Steuerbericht oder die Einnahmenüberschussrechnung.

Mit Hilfe der eigenen Berichte kann man auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten Daten erstellen; zum Beispiel alle offenen Rechnungen der Firma XYZ oder alle Ausgaben im Apple Store.


VORAUSSETZUNGEN


Damit die Berichte in Umsatz funktionieren können, also aussagekräftige und richtige Zahlen ausspucken, müssen ein paar grundlegende Bedingungen erfüllt sein:

  • Umsatz muss eingerichtet sein
    Das klingt erst einmal trivial - aber von der Art der Gewinnermittlung, der verwendeten Steuern und des verwendeten Kontenrahmens hängen viele Berichte ab; auch bauen manche Berichte aufeinander auf.

  • Posten müssen ordentlich verbucht sein
    Auch das klingt einfach und selbstverständlich - wie nur so oft liegt der Fehlerteufel im Detail. Wird in Abrechnungen zum Beispiel bewusst nicht nach dem Datum gefiltert, damit auch (aus Gründen) Posten mit 'unpassendem' Datum (aus Gründen) in ihnen vorkommen können, so werden manche Berichte bewusst nach Datum gefiltert. Auch macht die zugewiesene Steuer, selbst bei identischem Satz, gerade bei dem Steuerbericht einen Unterschied und ob die Anrechnung eines Postens bei 100 oder null Prozent steht, kann schnell mal in die Tausende gehen.

  • Konten müssen zugewiesen sein
    Das betrifft jetzt nicht alle Berichte - aber manche (wie die Summen- und Saldenliste) setzen voraus, dass Konten aus einem Kontenrahmen im 'Kontenbearbeiter' zugewiesen sind.

  • Voranmeldungen müssen verbucht sein
    Auch das betrifft jetzt nicht alle Berichte - aber zum Beispiel der Steuerbericht setzt (in der Voranmeldungsansicht) erstellte und verbuchte Voranmeldungen voraus. Und der Gewinnermittlungsbericht benötigt zwingend diesen Steuerbericht.

Grundlegende Information zum Einrichten gibt es hier: Die Sache mit dem Einrichten, zu Konten und dem Kontenrahmen hier: Die Sache mit dem Kontenrahmen und grundlegende Information zu den Voranmeldungen hier: Die Sache mit der Umsatz Voranmeldung


VORGEHEN


Das grundsätzliche Vorgehen ist bei allen Berichten identisch:

» Assistent » Berichte erstellen

» Bericht auswählen

» Zeitraum auswählen

Je nach Bericht ist entweder das aktuell ausgewählte Jahr oder die aktuell ausgewählte Abrechnung als Zeitraum voreingestellt.

Alle Berichte können auf die selbe Art und Weise (mit den identischen Schaltflächen) ausgedrückt und exportiert werden:

» Bericht ausdrucken

» Bericht exportieren

Was ausgedruckt und exportiert wird, hängt natürlich vom jeweiligen ausgewählten Bericht und den Exportvorgaben in den Einstellungen ab.

Ausführlichen Informationen zum Export gibt es hier: Die Sache mit dem Export


VERWENDUNG


  • Umsätze
    Dieser Bericht zeigt - je nach gewähltem Abrechnungs- und Voranmeldungszeitraum - die heruntergebrochenen Umsätze (Einnahmen, Ausgaben, Offene Posten, Steuern) für das laufende (bzw. ausgewählte) Jahr. Wenn vorhanden und möglich, gibt es - neben dem Vergleich zum Gesamtumsatz - auch noch den zum Vorjahr.

  • Steuern
    Dieser Bericht zeigt eine Übersicht aller erstellten und in Umsatz verbuchten Zahlen der Voranmeldungen für das ausgewählte Jahr an. Diese Zahlen benötigt man selber (oder besser die Beraterin/Prüferin) unter anderem für eine Steuererklärung und Gewinnermittlung; zum Beispiel in der Anlage EÜR. Voraussetzung für diesen Bericht ist, dass die Voranmeldungen in Umsatz in der 'Voranmeldungsansicht' als erstellt markiert und die ans Finanzamt übermittelten Zahlen 'verbucht' wurden, so dass sie diesem Bericht zur Verfügung stehen können.

    WICHTIG! IM GEGENSATZ ZUR VORANMELDUNG WERDEN DIE BETRÄGE DER EINZELNEN STEUERN IN DIESEM BERICHT BEWUSST NICHT GERUNDET AUFGEFÜHRT, DA SIE BEI STEUERERKLÄRUNG, GEWINNERMITTLUNG UND CO ZUM TEIL UNGERUNDET BENÖTIGT WERDEN.


  • Gewinne
    Mit Hilfe dieses Berichtes kann eine Einnahmenüberschussrechnung vorbereitet, bzw. bei gescheiten Daten auch direkt komplett erstellt werden.

    DIESER BERICHT SETZT ZWINGEND VORAUS, DASS EIN 'KONTENRAHMEN' VERWENDET WIRD, DIE POSTEN DEMENTSPRECHEND MIT PASSENDEN KONTEN EINGEPFLEGT WURDEN, IM 'KONTENBEARBEITER' KONTEN PASSEND ZUR VERWENDUNG BEI DER 'GEWINNERMITTLUNG' ZUGEORDNET SIND UND DASS ALLE BENÖTIGTEN (ABGESCHLOSSENEN) 'VORANMELDUNGEN' DES AUSGEWÄHLTEN JAHRES ERSTELLT UND ERFOLGREICH IN UMSATZ 'VERBUCHT' WURDEN.

    Natürlich müssen nicht alle hunderte Konten eines Rahmens für diesen Bericht umständlich zugeordnet werden, sondern nur all jene, die auch wirklich verwendet werden. Diese kriegt man wunderbar übersichtlich und sortiert mittels des 'Konten' Berichtes oder der 'Summen- und Saldenliste' aufgelistet. Alle Zahlen, die in [Klammern] stehen, sind die wichtigen, bzw. die, die (im passenden Formular) eingetippt werden müssen. Wer keine Lust auf selber Tippen hat, der verwendet den 'Teilen' Knopf in der Mitte der Werkzeugleiste, um seine Daten direkt an das Steuererklärung.app zu senden. Auf dem Formular oder im Steuererklärung.app selber müssen dann bei Bedarf noch einige Angaben (z.B. Pauschbeträge) ausgefüllt und angepasst werden.


  • Konten
    Der Kontenbericht in Umsatz ist die 'abgespeckte' Variante einer Summen- und Saldenliste für all jene, die keine Doppelte Buchhaltung führen, bzw. nicht mit Gegenkonten arbeiten oder deren Summen- und Saldenliste nicht funktionieren kann, da unter anderem nicht 'Soll' an 'Haben' gebucht wurde. Dieser Bericht ist eine Übersicht aller Konten (eines Kontenrahmens) mit den jeweiligen Einnahmen und Ausgaben, auf denen Bewegungen in einem frei definierbaren Zeitraum stattgefunden haben. Der Kontenbericht setzt zwingend die Verwendung eines Kontenrahmens voraus.

    ACHTUNG! DIESER BERICHT IST KEIN VOLLWERTIGER ERSATZ FÜR EINE 'RICHTIGE' SUMMEN- UND SALDENLISTE UND HAT DEMENTSPRECHEND NUR EINE BEDINGTE AUSSAGEKRAFT! DIE SUMMEN DER EINZELNEN KONTEN DIENEN LEDIGLICH DER ÜBERPRÜFUNG UND DIE GESAMTSALDI SIND LOGISCHERWEISE KEINE GESAMTSUMMEN ALLER KONTENSUMMEN, SONDERN ENTSPRECHEN DEN SUMMEN DER BERÜCKSICHTIGTEN POSTEN!


  • Listen
    Eine Summen- und Saldenliste ist eine Übersicht aller Konten (eines Kontenrahmens) mit den jeweiligen Summen und Salden, auf denen Bewegungen stattgefunden haben. Mit einer Summen- und Saldenliste ist ein Kurzüberblick über die Kontobewegungen seit Beginn eines Jahres möglich. Diese Bewegungen können in Relation zu einem frei wählbaren Zeitraum gebracht werden. Eine Summen- und Saldenliste setzt zwingend die Verwendung eines Kontenrahmens voraus. Mit Hilfe des 'Kontenbearbeiters' kann für Konten individuell angeben werden, ob diese bei einer Summen- und Saldenliste berücksichtigt oder ausgenommen werden sollen. Bei der Gewinnermittlungsart 'Einnahmenüberschussrechnung' liegen keine Anfangsbestände und keine gesonderten Steuer- und Abschreibungskonten vor.

    WICHTIG! JEDER IST FÜR DIE KORREKTE VERWENDUNG DES KONTENRAHMENS UND DAS VERBUCHEN SELBER VERANTWORTLICH UND MUSS WISSEN, WAS ER TUT! IM ZWEIFEL IMMER MIT EINER BERATERIN (EINER PRÜFERIN) VORHER ABSPRECHEN, WIE EINZELNE KONTEN/POSTEN BERÜCKSICHTIGT WERDEN SOLLEN! AUCH MACHT EINE SUMMEN- UND SALDENLISTE NUR WIRKLICH SINN, WENN AUCH GEGENKONTEN KORREKT VERWENDET WURDEN; UND SEI ES BEI EINER EÜR AUCH NUR, DASS GEGEN DIE BANK ODER KASSE GEBUCHT WURDE! DABEI WIRD IMMER SOLL AN HABEN GEBUCHT UND IN DER REGEL IST DAS SOLL EIN FINANZKONTO!


  • Eigene
    Mit dieser Option kann man eigene, maßgeschneiderten Berichte zusammenstellen. Man(n) und Frau kann in Umsatz vorhandene Posten nach Zeitraum, Art, Konten, Steuern, Kategorie, Bezeichnung, Kontokorrent und/oder Kommentar filtern. Somit kann man, neben einem simplen Journal, unter anderem auch ganz leicht eine Liste aller offenen Forderungen der Firma X erstellen oder sehen, wer einem alles noch Geld aus dem März schuldet. Daneben eignet sich dieser Bericht, diese Funktion sehr gut dazu, bestimmte Zeiträume (wie ganze Jahre) zur Weiterbearbeitung in anderen Programmen zu exportieren. Filterkriterien -wie Konten, Kategorien oder auch die Steuer - müssen identisch und auch genau so vorhanden sein. Bei der Suche nach Bezeichnung, Kommentar oder auch der VAT ID für die Zusammenfassende Meldung kann nur nach Teilen gesucht werden (zum Beispiel: VAT ID == LU*) und es wird auch nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Mit Hilfe des 'Suchfeldes' in der 'Tabellenansicht' kann die Liste bei Bedarf auch noch einmal weiter eingeschränkt werden. Wie alle anderen Berichte auch, kannst natürlich auch so eine individuelle Liste ausgedruckt werden; der 'Titel' des Berichtes kann dazu jederzeit geändert und angepasst werden und erscheint dann auch so auf einem möglichen Ausdruck.


AUSZÜGE


In Berichten, in denen diese Funktion sinnig ist, besteht die Möglichkeit, sich 'Auszüge' anzeigen zu lassen. Bei einer Summen- und Saldenliste wäre dies ein 'Kontoauszug' mit den jeweiligen zu dem ausgewählten Konto gehörenden Buchungen. Bei der Gewinnermittlung kann man sich so zum Beispiel alle 'Übrigen unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben' anzeigen und bei Bedarf auch ausdrucken lassen.

Das Vorgehen dazu ist in allen unterstützen Berichten identisch:

» gewünschte Zeile auswählen

» Schaltfläche drücken

» Auszug ausdrucken