Die Sache mit den GoBD


Ja, es hat sich ausgeexcelt.

Die GoBD sind der Bürokraten neuster Streich und die Nachfolger der GDPdU. Wer jetzt ein großes WTF? oder ein politisch korrekteres HÄ? im Gesicht stehen hat, die:

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

besagen, wie die (elektronische) Buchhaltung zu erfolgen hat. Dazu zählt auch, dass zwingend nur noch Programme verwendet werden dürfen, die diesen Grundsätzen folgen und sie einhalten. Excel und Co zählen nicht dazu.

Kurz zusammengefasst muss die Buchhaltung:

  • zeitnah erfolgen; in DE bedeutet dies innerhalb von 10 Tagen
  • eine Buchung darf nachträglich NICHT ohne Erkenntlichkeit der Veränderungen bearbeitet werden
  • Buchungen, die für Voranmeldungen, Erklärungen etc. verwendet wurden, dürfen GAR NICHT mehr verändert werden
  • Buchungen, die aus einem anderen Programm importiert wurden, dürfen GAR NICHT mehr verändert werden
  • eine Buchung darf NICHT ohne Beleg erfolgen
  • Belege dürfen NICHT nachträglich gelöscht oder manipuliert werden
  • Belege müssen so aufbewahrt werden, dass eine Löschung oder Manipulation überwacht und protokolliert wird
  • bei Datenzugriff durch das Finanzamt muss der Unternehmer die Unveränderbarkeit des Datenbestands gewährleisten
  • ausschließlich der Unternehmer trägt gegenüber dem Finanzamt die alleinige Verantwortung, diese Regeln einzuhalten

Das 'offizielle' Schreiben des BMF gibt es zum Nachlesen hier:

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Und man sollte diese Dinge nicht auf die leichte Schulter nehmen. Die Rückmeldungen von denjenigen, die schon das 'Glück' hatten, in 2017 die Prüfung im Haus zu haben, sind eindeutig. Eine der ersten Fragen, bzw. Aufforderung ist, doch bitte mal zu erläutern, wie denn die Buchhaltung geführt wird und wie sichergestellt ist, dass diese (ab 2017 verpflichtenden) Regeln auch eingehalten werden.

Und dazu zählt auch, dass ein vollständiges Protokoll vorgelegt werden kann und alle Belege nicht nur vorhanden, sondern auch entsprechend archiviert sind.

Aus dem Grund sollte bei der Wahl des entsprechenden Buchhaltungsprogrammes unbedingt auf diese Punkte geachtet werden und ich persönlich würde sogenannte Online Lösungen tunlichst vermeiden. Und man kann es auch nicht oft genug wiederholen, da es selbst jetzt noch genügend Unverbesserliche (um nicht das Wort Depp oder Idiot zu verwenden) gibt, die dies nicht regelmäßig tun:

An die Backups, an die Datensicherungen denken!

Hier gibt es Informationen dazu, wie Umsatz mit diesen GoBD umgeht und hier gibt es einen Artikel zur Sache mit der Software im Allgemeinen.