Die Sache mit den Dokumenten

Dieser Artikel betrifft das Umsatz Programm zur Buchhaltung.

Umsatz ist ein Dokument-basiertes Programm - wie Word oder Photoshop auch - und das hat eine ganze Menge Vorteile:

• Transparenz
  Natürlich ist nicht das Dokument selber durchsichtig - aber man muss sich nicht mehr durch versteckte Benutzer Bibliotheken wühlen, um an seine Daten zu kommen, wenn man sich einen neuen Mac anschafft.
  
  
• Mobilität
  Man und Frau kann so ein Dokument ganz einfach auf einen USB-Stick packen, in der Dropbox, in der iCloud oder auf einem Netzwerklaufwerk ablegen und somit auch von unterwegs ganz einfach drauf zugreifen.
  
  
• Sicherheit
  So ein Dokument ist viel einfacher mittels Time Machine gesichert, als komische Ordner aus den Untiefen des Systems. Ja, es gibt auch andere Methoden der Sicherung - allerdings hat die Time Machine zwei gewaltige Vorteile. Sie funktioniert idiotensicher und zuverlässig und man kann ein Dokument jederzeit über das Ablage Menü auf einen früheren Stand zurücksetzen, wenn man mal wieder Bockmist gebaut hat.
  
  
• Einfach Archivierungsmöglichkeit
  Die Sache mit den Aufbewahrungsfristen ist ja nicht auf die ganz leichte Schulter zu nehmen, auch hören Betriebe auch schon mal auf zu existieren aber die Buchhaltung muss weiter leben. Dokumente lassen sich ganz einfach auf eine externe Festplatte packen und im Büroschrank verstauben.
  
  
• Unendliche viele Buchhaltungen
  Anscheinend gibt es gar nicht wenige, die die Buchhaltung für mehrere Betriebe/Firmen/Geschäfte erledigen (müssen) und das ist mit einem Dokument für eine Firma und einem anderen Dokument für eine andere herrlich einfach zu bewerkstelligen.

Umsatz geht mit dem Konzept 'Dokument' noch ein paar Schritte weiter. Alle relevanten Einstellungen werden direkt mit im Dokument gespeichert, so dass diese auf unterschiedlichen Rechnern immer identisch sind und bei mehreren Buchhaltungen auch unterschiedliche Kontenrahmen, Steuern, Währungen und dergleichen verwendet werden können.

Auch speichert Umsatz alle eingescannten und mittels Finder eingelesenen Anhänge (also PDFs, Rechnungen, Belege etc.) direkt mit im Dokument, diese sind also somit bei einem Rechnerwechsel oder der Langzeitarchivierung auch genau da, wo sie hingehören.

Zusätzlich überwacht Umsatz auch, wer gerade von welchen Rechner aus auf so ein Dokument zugreift, so dass sich unterschiedliche Benutzer nicht gegenseitig die Daten zerschießen.

Damit man als Nutzerin, Nutzer oder jemand, der immer auf die falsche Toilette gehen muss, nicht permanent an das Sichern denken muss, erledigt das Umsatz im Hintergrund selber. Änderungen werden also automatisch gesichert.

Da diese häufigen Sicherungen auf älteren Macs mit alten, zugemüllten, langsamen, herkömmlichen Festplatten zu Verzögerungen führen können, besteht die Möglichkeit, diese in den Einstellungen zu reduzieren.

Abgesehen davon funktionieren Umsatz Dokumente genau so, wie jedes andere Dokument auch:

 » Menü » Ablage » Neues Dokument …

 » Menü » Ablage » Dokument öffnen …

 » Menü » Ablage » Sichern

Damit frau nicht beim Starten von Umsatz jedes Mal das zuletzt verwendete Dokument neu im Finder auswählen muss, merkt sich Umsatz dieses und öffnet es automatisch.

Dies kann natürlich nur funktionieren, wenn das Dokument auch noch genau so benannt an der selben Stelle im Finder liegt und manchmal kommt der Finder auch aus unerklärlichen Gründen aus dem Tritt. Es ist also nicht die komplette Buchhaltung verschwunden. Man muss nur das Dokument einmalig von Hand öffnen und sichern und alles ist wieder gut.