Die Sache mit den Aufbewahrungsfristen

Lang, länger, am längsten …

Wie alles andere auch, so ist in Deutschland natürlich auch geregelt, was man als 'Kaufmann' an Unterlagen aufheben muss und vor allem auch, wie lange. Mit den GoBD ist mittlerweile auch geregelt, wie und in welchem Format mit 'digitalen' Büchern zu verfahren ist.

Da der Ursprung dieser Regeln bereits ein paar Jahrhunderte zurück liegt, ist der Begriff 'Kaufmann' nur noch im übertragenen Sinne zu verstehen; Freiberufler sind damit genauso gemeint, wie scheinselbständige Uber-Fahrer.

Handelsgesetzbuch, § 238 Buchführungspflicht:

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

(2) Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.

Handelsgesetzbuch, § 257 Aufbewahrung von Unterlagen
Aufbewahrungsfristen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  2. die empfangenen Handelsbriefe,
  3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten

  1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
  2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Das ist zwar eine längerer, für einen beamtendeutschen aber ein sogar halbwegs verständlicher Text.

Kurz zusammengefasst:

In Deutschland muss die 'Buchhaltung' für 10 Jahre aufgehoben werden. Ausgenommen sind Briefe und sonstige steuerrelevanten Unterlagen. Diese müssen für sechs Jahre aufbewahrt werden.

Wichtig dabei zu beachten ist, dass diese Fristen erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden sind, beginnen.

Eine Gewinnermittlung aus dem Jahre 2017 wird frühestens in 2018 abgegeben, die Frist beginnt also erst in 2019.

Diese Fristen gelten übrigens auch, wenn es den Betrieb zwischenzeitlich gar nicht mehr geben sollte.

Jetzt bleibt noch die Frage offen, was denn nun aufgehoben werden muss. Die kurze Antwort lautet:

Im Zweifelsfalle lieber Alles

Die etwas längere:

Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Steuerbescheide, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz(en), Arbeitsverträge, Lohnunterlagen, Betriebsvereinbarungen, Kontenpläne

Und wie müssen diese Dinge aufbewahrt werden?

Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Zollunterlagen MÜSSEN im Original aufgehoben werden. Alle anderen Dinge können in (digitaler) Kopie aufbewahrt werden. Dazu muss das PDF/A Format verwendet werden.