Die Sache mit der Software

Auch wenn ich sie selber schreibe, behaupte ich gerne, dass es so gut wie keine Software gibt, die man nicht mit Stift und Zettel ersetzen könnte.

Natürlich ist es eher andersherum. Es gibt kaum ein Stück Software, dass nicht meint, Stift und Zettel ersetzen zu müssen; mal von Google Maps und dem Browser abgesehen. Die einzigen beiden Stück Software, die tatsächlich einen wirklichen Mehrwert gegenüber ihren analogen Ursprüngen aufweisen.

Auf Buchhaltungsprogramme trifft dies auf jeden Fall zu. Stift und Zettel - oder genauer Keilschrifttäfelchen - wurden nur aus einem einzigen Grund erfunden: um Buch über Abgaben (also Steuern) zu führen.

Der zweitälteste Beruf der Welt ist eindeutig Buchhalter.

Und dann kam der Fortschritt. Und der bestand nicht wirklich darin, dass die Arbeitsmittel des staatlichen Buchhalters unbedingt verbessert wurden, sondern dass man nicht nur mehr als sein Zehntel abzugeben hat, sondern die Arbeit des Buch Führen(s) auch noch schön mit erledigen darf.

Und für viele anderweitig begabte Menschen mutet das erzwungene Nutzen von Software dazu wohl immer noch wie das Ritzen der Saat in weichen Ton an.

Aus dem Grund ist wohl das allerwichtigste Kriterium zur Auswahl von Software zur Buchhaltung die Frage, wie einfach man damit seine Einnahmen und Ausgaben in den Ton geritzt bekommt. Die Frage, was für ein Ton das ist und wie schnell er trocknet und was er noch so alles kann ist da fast schon nebensächlich; die Frage, wie lange er denn hält, die sollte man sich aber unbedingt stellen.

Um dann mal schnell von den Metaphern wieder weg zu kommen:

Das wichtigste bei der Auswahl von Software zur Buchhaltung sind zwei Dinge: Einfachheit und Haltbarkeit.

Leider sind wir Menschen nur allzuoft doof und vor allem faul. Drum lassen wir uns nur zu gerne von tollen Funktionen und dem Versprechen der Automatik blenden.

Ja, viele Funktionen und alles automatisiert klingt immer toll. Ich würde gerne auch nur einen einzigen Knopf drücken und alle meine Arbeit ist getan. Und dann wird bitte noch das Knopf drücken automatisiert und dann muss ich gar nicht mehr denken.

Bis dann etwas schief geht - zum Beispiel ein Stromausfall oder ein Sonderfall an den nicht gedacht wurde und schon ist die Kacke am Dampfen; Situationen, die wir alle zur Genüge kennen.

Wichtiger als unendliche Funktionen und Automatismen sind Flexibilität.

Nichts ist kompliziertes, als die Buchhaltung; gerade bei uns. Es kann somit gar nicht an alle Sonderfälle und Ausnahmen und Individualitäten gedacht werden.

Somit sind die drei Punkte, auf die ich persönlich (und ich schlage mich seit Jahrzehnten mit Software und der Buchhaltung rum) bei der Auswahl der Software zur Buchhaltung unbedingt achten würde:

  • Einfachheit
    Die Buchhaltung ist kein Twitter. Man wird - egal in welches Programm auch immer - also etwas Zeit und ein wenig Eigenhirn investieren müssen. Man sollte sich aber innerhalb weniger Minuten einen Überblick verschaffen können und ohne Probleme zumindest die Hauptaufgabe - sprich Posten verbuchen - zumindest in der einfachsten Variante hinbekommen, ohne Weinen zu müssen. Ist dies nicht gegeben, dann beendet man das Programm sofort wieder, löscht es von der Festplatte und schaut sich das nächste an. Zur Einfachheit zählt auch die Hilfe. Also solche Dinge, wie die Anleitung, die Hilfestellungen und wie leicht man oder frau den Support erreichen kann.

  • Haltbarkeit
    Mit Haltbarkeit ist erst einmal nicht gemeint, wie lange ein Programm genutzt werden kann, bis man wieder zu Kasse gebeten wird. Nein, es geht um die Haltbarkeit und Verfügbarkeit der Daten. Allerdings darf man sich nicht wundern, wenn man in seinem Geiz auf einmal ein nicht mehr funktionierendes Programm verwendet, da der oder die Entwickler verhungert sind. Die Daten, die in solch einem Stück Software lagern, müssen für mindestens zehn Jahre auf Abruf verfügbar sein und es gibt gute Gründe, auch später noch daran zu kommen. Deswegen sollte man nur Software verwenden, die mit offenen Formaten arbeitet und vor allem auf die man auch noch Jahre später zugreifen kann. Drum kann ich nur dringend anraten, sich die Sache mit den Online-Lösungen und den Abos sehr genau zu überlegen und dabei nur mal kurz drüber nachzudenken, was alleine von Apple, Microsoft, Google, Yahoo und Co schon alles wieder eingestellt wurde. Wie groß stehen da also Chancen, dass ein (im Vergleich) winziges deutsches Unternehmen die Haltbarkeit und Verfügbarkeit auch in zehn Jahren noch garantieren kann. An die Daten aus einem 'lokalen' Programm kommt man notfalls mit Hilfe eines alten Computers und eines alten Systems immer noch. Wichtig ist nur, dass die Software den Export in offene und kompatible Daten (also CSV, XML und bedingt EXCEL, sowie DATEV) ermöglicht. Und auch dann sollte man die allerwichtigsten Berichte und Zahlen unbedingt auch zumindest jährlich ausgedruckt haben; Pferde kotzen auch vor Finanzämtern.

  • Flexibilität
    Alles kommt grundsätzlich anders. Und das immer genau dann, wenn man es am wenigsten gebrauchen kann. Das ist bei der Buchhaltung somit kurz vor dem 10. eines jeden Monats oder dem 31. Mai; also dann, wenn man oder frau - wie immer - mal wieder zu spät dran ist. In dem Moment möchte man nicht feststellen, dass das eigene Buchhaltungsprogramm zu starr ist, um die Sonderfälle abbilden zu können, an die man vorher nie gedacht hat oder die im letzen Moment neu hinzugekommen sind oder die die EU sich ohne Vorwarnung mal wieder neu ausgedacht hat. Beim Prüfen/Testen eines möglichen Buchhaltungsprogrammes sollte also immer darauf geschaut werden, wie viel Spielraum man beim Anlegen von Posten (Buchungen) hat; können also zum Beispiel Posten ohne Konten, ohne Steuern (oder vermeintlich falschen Steuern) angelegt werden. Auch kann man sich oft helfen, wenn Posten mit 'falschem' Datum dennoch in einer Abrechnung oder einem Jahr akzeptiert werden usw. - denn dann kann man immer ein wenig mogeln, um am Ende unterm Strich dennoch richtige Zahlen zu erhalten. In dem Zusammenhang ist auch wichtig, darauf zu achten, wie einfach man Fehler korrigieren, wie einfach man eigene Steuern und eigene Konten anlegen und wie einfach man Zahlen bearbeiten kann.

Selbstverständlich gibt es es noch weitere (und zum Teil sehr individuelle) Dinge, auf die man achten sollte. Dies sind unter anderem:

  • GoBD Konformität (Unveränderbarkeit, Protokoll etc.)
  • GoBD Export (gerade, wenn man alles alleine macht)
  • Unterstütze Kontenrahmen (je nach Tätigkeit/Betrieb)
  • Unterstütze Steuern (je nach Tätigkeit/Betrieb/Land)
  • Beleg/Dokument Verwaltung (keine Buchung ohne Beleg)

Die allermeisten verfügbaren Programme für die Buchhaltung lassen sich auf deine eine oder andere Arte testen; in der Regel sind sie zeitlich oder im Umfang begrenzt.

Keines dieser Programme wird perfekt sein und wie bei allem und auch - wenn wir uns gerne das Gegenteil einbilden - die endgültige Wahl wird zu 99 Prozent von persönlichen Vorlieben und den eigenen Macken entschieden werden und nicht nur durch logische, rationale, objektive Gründe.

Und dies hat durchaus Vorteile. Denn nur so kann es überhaupt ein Angebot und Konkurrenz geben. Und nur dann hat man die Wahl. Und nur so können Dinge - wie Programme - besser werden.

Hier ist eine Auswahl von Software Programmen zur Buchhaltung. Wie oben schon begründet, lasse ich bewusst Online Lösungen weg. Wer meint, seine sensiblen Daten, die auch in zehn Jahren noch verfügbar sein müssen, unbedingt in die Abo-Wolke legen zu müssen, der darf gerne selber danach suchen:

Die Sache mit dem Googlen

Für alle anderen und vernünftigen (ja, Polemik) Menschen gibt es unter anderem:

Und wenn die dann durchprobiert wurden und mit einem Mac gearbeitet wird, dann darf gerne Umsatz geladen und aufgeatmet werden :-)