Die Sache mit der Rechnung
Ein guter Tag ist, wenn man den Briefkasten öffnet und es flattert einem keine Rechnung entgegen. Noch besser wird der Tag allerdings, wenn man selber Rechnungen schreiben kann.
Und dennoch ist es immer wieder erstaunlich, wie oft Rechnungen nicht richtig ausgestellt sind. Gerade bei den Kreativlingen passiert das oft – da wird tagelang am Template gefeilt und dann fehlt das Datum oder der Steuersatz; oder gar die Nummer.
Eine «richtige» Rechnung muss Folgendes beinhalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- das Ausstellungsdatum
- evtl. Termin der Lieferung oder Leistung
- optional das Zahlungsziel (Zahlungsfrist)
- Menge und Bezeichnung der Produkte/Leistung
- nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Netto-Beträge
- die jeweils darauf entfallenden Steuer-Beträge
- eine einmalige Rechnungsnummer
- die USt-IdNr.
Es gibt dazu eine Ausnahme in Deutschland. Die Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag, der 150 Euro nicht übersteigen darf.
Bei der Kleinbetragsrechnungen genügen folgende Angaben:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- Menge, Bezeichnung oder Umfang
- Bruttobetrag
- Steuersatz (so vorhanden)
Dies sind die Pflichtangaben. Wer mitdenkt, gibt natürlich auch eine Bankverbindung, den Paypal-Account oder was auch immer mit an, wenn nicht bar bezahlt wird. Eine Möglichkeit, wie man euch bei Rückfragen erreicht, wäre wohl auch nicht schlecht und ein kleines Danke kommt auch immer gut an.
Wer zum Beispiel Webseiten in Irland wartet oder vergleichbare Dinge treibt, der denke bitte an:
- die USt-IdNr. des Leistungsempfängers
- den Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuld
Übrigens ist eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nicht rechtlich zwingend. Aber ich kann es nur anraten. Einmal wegen der Übersichtlichkeit. Es macht Dinge nur einfacher und ihr müsst ja nicht an der Nummer direkt erkennen lassen, dass ihr gerade anfangt oder nur wenige Aufträge im Monat habt. Wie ihr so eine Nummer zusammensetzt, ist in Gänze euch überlassen. Ihr müsst nur dafür Sorge tragen, dass sie wirklich einmalig ausgestellt werden. Da ist aber noch die Sache mit dem lieben Schein und der Psychologie. Wenn ein möglicher Prüfer schon bei der Vergabe der Rechnungsnummern stutzen muss und es nur so vor Lücken strotzt, dann trappst bei dem aber gleich der ganze Nachtigallenschwarm.
Und wo wir gerade dabei sind, über Do's and Don'ts zu reden und da bei mir diese Frage von Bill Nutzern täglich aufläuft und der Stefan von GT identisches zu berichten weiß:
Die Umsatzsteuer wird NICHT für jeden einzelnen Artikel auf einer Rechnung separat ausgegeben (berechnet) – sondern nur auf die Gesamtsumme dieser Posten.
Denn sonst kann es zu Rundungsfehlern kommen. Dies kann man übrigens sehr schön auf Tickets/Rechnungen der Bahn aus bestimmten Automaten ab und an bewundern, da haben die Programmieren nämlich Bockmist gebaut.
Gültige und gut aussehende Rechnungen im Handumdrehen könnt ihr übrigens wunderbar mit Bill erstellen. Bei Bedarf gäbe es hier auch direkt ein passendes Design nach DIN 5008 …