Die Sache mit DATEV


Dieser Artikel betrifft das Umsatz Programm zur Buchhaltung.

DATEV ist eine private Firma (Genossenschaft), die Software und IT-Dienstleistungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte anbietet und vertreibt.

Neben der 'Erfindung' der BWA in den Sechziger Jahren und der Einführung der Steuerdatenübertragung mittels DFÜ (Datenfernübertragung) ist DATEV vor allem als der de facto 'Standard' für elektronische Buchhaltung bekannt.

Allerdings benutzen weitaus mehr Steuerberater und Prüfer eine andere Lösung, die bekanntesten stammen von ADDISON und AGENDA - und ja, anscheinend gibt es wohl eine ungeschriebene Regel, dass solche Software und solche Firmen wohl grundsätzlich groß geschrieben werden müssen.

Was allerdings überhaupt kein MUSS ist, sind sogenannte DATEV Dateien; weder geschrieben, noch un …

Bei einer Steuerprüfung werden übrigens keine DATEV Dateien angefordert oder ausgetauscht. Was der Prüfer oder die Prüferin in dem Fall gerne hätte, sind gescheite CSV Dateien mit der passenden Beschreibungsdatei.

Allerdings kommt es nicht selten vor, dass Berater auf einer DATEV Datei bestehen. Dazu zitiere ich an dieser Stelle mal meine mich und Umsatz (nein, bewusst nicht in Großschrift) betreuenden Berater:

Ein guter Berater kann jederzeit mit jeder Datei etwas anfangen.

Wer weiß, was er tut, eine Doppelte Buchhaltung mit einem passendem (meist hässlichen, unverständlichen) Programm mit einem festen Standardrahmen erstellt, den Unterschied zwischen Soll und Haben weiß, für den Buchungsschlüssel, Steuer- und Abschreibungskonten ein Begriff sind und all diese anderen Dinge - der wird relativ einfach eine DATEV Datei ausgespuckt bekommen, bei allen anderen und vor allem allen, die 'nur' eine EÜR abzugeben haben - da wird es schon etwas schwieriger.

Die Sache mit speziellen Formaten und Schnittstellen ist, diese beschreiben zwar die formalen Bedingungen, sagen aber in der Regel nichts oder nur wenig über den Inhalt und die Bedingungen aus.

Was nützt einem eine Datei, die zwar Formal einen Beschreibung entspricht, deren Inhalt aber nicht stimmt.

Berater, die nur mit einem bestimmten Format etwas anfangen können, weil sie nicht wissen, wie man andere importiert (und alle neueren Programme können ohne Probleme CSV und EXCEL und manche sogar XML und JSON einlesen), die wissen sich erfahrungsgemäß auch nicht zu helfen, wenn so eine Datei zwar formal alle Bedingungen erfüllt, deren Inhalt aber ein klein wenig Handarbeit/Vorbereitung/Nacharbeit benötigt.

Wer eine EÜR abzugeben hat und eher anderweitig begabt ist, der wird mit großer Wahrscheinlichkeit keine einwandfreie, DATEV kompatible Doppelte Buchhaltung abliefern können; völlig unabhängig vom verwendeten Programm.

Da einem das nur nichts nützt, wenn man - wie immer zu spät - seine Daten an die Beraterin/Prüferin weiter gibt und man dann auch garantiert keine Zeit und Nerven hat, sich schnell eine 'gute' Beraterin zu suchen, hier ein paar Hinweise, wie man - selbst mit zwei linken buchhalterischen Daumen - Daten aus Umsatz heraus exportieren kann, mit denen zumindest die allermeisten (weniger guten) Berater und Beraterinnen etwas anfangen können:

  • DATEV setzt zwingend die Verwendung eines DATEV KONTENRAHMENS voraus
  • DATEV setzt zwingend eine DOPPELTE BUCHHALTUNG voraus
  • DATEV setzt zwingend die Verwendung von STEUER- UND ABSCHREIBUNGSKONTEN voraus
  • DATEV setzt zwingend die Verwendung von BUCHNUNGSSCHLÜSSELN voraus

Wer jetzt nur Böhmische Dörfer sieht, muss nicht gleich verzweifeln; zumindest, wenn er mit Umsatz arbeitet und einen voreingestellten DATEV Rahmen und die voreingestellten Steuern verwendet.

Denn dann macht Umsatz im Hintergrund alles automatisch - sprich, Umsatz weist die benötigten Schlüssel und Steuer- und Abschreibungskonten für den DATEV Export zu.

Hier gibt es einen Artikel, der sich mit der Verwendung eines Kontenrahmes beschäftigt: Die Sache mit dem Kontenrahmen

Die Buchungsschlüssel und Steuerkonten hängen in Umsatz bewusst mit an den Steuern - wenn also eine Steuer ausgewählt und einem Posten zugeordnet wurde, dann weiß Umsatz bei einem DATEV Export, welcher Schlüssel und welche Konten daran hängen.

Bei Bedarf können diese Schlüssel und Konten in den Steuereinstellungen angepasst und auch für eigene Rahmen und Steuern angelegt und verändert werden. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn auf AUTOMATIKKONTEN gebucht werden sollte. Umsatz zeigt bewusst das AM vor solchen Konten an. Automatikkonten haben keine Schlüssel. Wer also zum Beispiel auf AM 4400 (Erlöse 19 % USt im SKR 04) bucht, der muss in den Steuereinstellungen das automatische Ausfüllen des Schlüssels deaktivieren, damit beim Import der DATEV Datei später kein Fehler ausgespuckt wird. Dies muss natürlich vor dem Anlegen solcher Posten passiert sein. Natürlich kann der Buchungsschlüssel für bestimmte Tatbestände beim Anlegen/Bearbeiten eines Postens auch manuell (in der 'Optional' Ansicht) überschrieben werden.

Genauso weist Umsatz - sofern man beim Anlegen einer Abschreibung kein eigenes Abschreibungskonto zugewiesen hat, später ein passendes Standardkonto automatisch zu, so dass bei einem DATEV Import kein Fehler ausgegeben wird und rechnet auch automatisch die passenden Beträge zusammen.

Beim Anlegen einer Abschreibung (aus einem Posten heraus) kann man in Umsatz das gewünschte Abschreibungskonto mit angeben, bleibt das Feld leer, füllt Umsatz dieses später automatisiert beim DATEV Export mit einem Standardkonto passend zum verwendeten Rahmen aus. So wird zwar kein Fehler beim Import ausgespuckt, es findet aber keine Abgrenzung statt. Dies sollte man in dem Fall dem Berater unbedingt mitteilen.

Etwas komplizierter wird es, wenn man KEINE gescheite DOPPELTE BUCHHALTUNG, keine SOLL an HABEN Buchungen in Umsatz angelegt hat. Zur Erinnerung, dies ist eine Grundvoraussetzung eines fehlerfreien DATEV Exportes und Importes.

Da dies der größte Knackpunkt bei der Sache mit DATEV ist, hier noch einmal ein ganz wichtiger Hinweis:

Soll und Haben hat NICHTS mit Einnahme und Ausgabe zu tun; im Gegenteil. Und wie immer, ist es auch anders, als man sich das als anderweitig geübter Mensch in der Regel so denkt.

Eine kleine Hilfe ist Folgendes:

In der Regel ist das Sollkonto das Finanzkonto.

Und davon ausgehend kann Umsatz auch einen DATEV Export hinbekommen, selbst wenn nur auf ein Konto gebucht wurde, denn dann kann das fehlende Finanzkonto beim DATEV Export aufgefüllt werden.

Wer also nur auf ein DATEV Konto gebucht hat, kann für einen DATEV Export in den ERWEITERTEN EINSTELLUNGEN in Umsatz anhaken, dass beim Export AUTOMATISCH ein Standard GEGENKONTO ERGÄNZT werden soll. Voreingestellt ist in Umsatz die Bank, es wird in dem Fall alles, was kein Gegenkonto aufweist, gegen die Bank gebucht. Es wird also IMMER das SOLL Konto AUFGEFÜLLT. Das ist zwar nicht in jedem Fall inhaltlich richtig - aber das Programm des Beraters spuckt nicht bereits beim Import einen Fehler aus oder weigert sich gar. Allerdings muss dieser natürlich auch unbedingt darauf hingewiesen werden. Auch funktioniert dies natürlich nicht, wenn mal auf ein Konto, mal auf zwei oder gar auf keines gebucht wurde.

Was auch eine Ursache für Fehler sein kann, ist die sogenannte KONTEN- oder SACHKONTENLÄNGE; also die Zeichenanzahl der verwendeten Konten.

Umsatz erlaubt eine temporäre KONTENNUMMERNERWEITERUNG beim Export, so dass der Berater nicht weinen muss, die Konten in Umsatz selber aber davon unberührt bleiben. Auch diese EINSTELLUNG befindet sich in den ERWEITERTEN Einstellungen in Umsatz.

All diese Dinge, die Umsatz bietet, um selbst mit wenig einen halbwegs gescheiten DATEV Export hinzubekommen, sind natürlich kein Ersatz für eine gescheite Buchhaltung ein einen gescheiten Berater, eine gescheite Beraterin. Allerdings sollten sich damit die allermeisten Probleme lösen lassen.

Und noch einmal: Umsatz exportiert neben validen und zertifizierten DATEV Dateien auch andere Dateien; vornehmlich gescheite CSV Dateien. Dateien, die bei einer Prüfung verwendet werden und einwandfrei funktionieren. Dateien, mit denen die meisten Berater auch wunderbar etwas anfangen können. Dateien, auf die die Beraterin vermutlich eh zurückgreifen wird und/oder muss, um sich ein Gesamtbild zu verschaffen.